Verneombud og AMU: hvem må ha det, og hva gjelder fra 2024

Kort svar: hva gjelder for dere?

Hovedregelen er enkel: alle virksomheter skal ha verneombud. Bare virksomheter med færre enn fem arbeidstakere kan avtale noe annet, og det må gjøres skriftlig. Arbeidsmiljøutvalg (AMU) er påkrevd fra 30 arbeidstakere, og fra 10 hvis arbeidsgiver eller arbeidstakerne krever det. Begge grensene ble senket 1. januar 2024, så mange små bedrifter som tidligere ikke trengte verneombud eller AMU, gjør det nå.

Uansett størrelse gjelder to ting til: Arbeidstilsynet kan bestemme at en virksomhet med færre enn fem skal ha verneombud likevel (arbeidsmiljøloven § 6-1), og at en virksomhet med færre enn 30 skal ha AMU der arbeidsforholdene tilsier det (§ 7-1). Og arbeidstakerne skal medvirke i HMS-arbeidet selv der det ikke er verneombud – det kravet står i internkontrollforskriften og har ingen nedre grense.

Last ned sjekklisten

Sjekklisten samler tabellen over, det som skal være på plass ved valg av verneombud og etter valget, kravene til AMU, og en enkel mal for avtale om annen ordning for virksomheter med færre enn fem arbeidstakere. To sider, gratis, uten registrering.

Hva endret seg 1. januar 2024?

Endringene kom med lov 17. mars 2023 nr. 3 om endringer i arbeidsmiljøloven, og trådte i kraft 1. januar 2024. Lovdata oppsummerte dem slik: det skal være verneombud i alle virksomheter som har minst fem ansatte, og terskelen for arbeidsmiljøutvalg er senket fra 50 til 30.

I tillegg ble verneombudets oppgaver utvidet. Verneombudet skal nå også ivareta innleide arbeidstakere og selvstendige oppdragstakere som utfører arbeid i nær tilknytning til virksomheten, og det er presisert at verneombudet skal påse at hensynet til arbeidstakernes psykososiale arbeidsmiljø blir ivaretatt (§ 6-2).

I praksis betyr det at en bedrift med for eksempel sju ansatte, som før kunne avtale seg bort fra verneombud, nå må velge et. Og en bedrift med 35 ansatte, som før var under grensen, skal nå ha AMU. Har dere en gammel avtale om annen ordning og har fem eller flere arbeidstakere, gjelder den ikke lenger.

Når må dere ha verneombud?

Arbeidsmiljøloven § 6-1 første ledd sier at det ved hver virksomhet som går inn under loven skal velges verneombud. Unntaket gjelder bare virksomheter med færre enn fem arbeidstakere. Der kan partene – arbeidsgiver og arbeidstakerne – skriftlig avtale en annen ordning, også at det ikke skal være verneombud. Står det ikke noe annet i avtalen, gjelder den i to år fra den ble underskrevet. Arbeidstilsynet kan etter en konkret vurdering bestemme at virksomheten likevel skal ha verneombud.

Hvem teller med?

Arbeidstilsynet skriver at alle arbeidstakere skal regnes med i antallet på fem, også de som jobber deltid og de som er midlertidig ansatt. En butikk med to faste og fire deltidsansatte har altså seks arbeidstakere, og må ha verneombud.

Ett eller flere verneombud?

Antallet verneombud fastsettes ut fra virksomhetens størrelse, arbeidets art og arbeidsforholdene ellers (§ 6-1 andre ledd). Hvert verneområde skal være klart avgrenset og ikke større enn at verneombudet kan ha full oversikt. En liten bedrift på ett sted klarer seg med ett. Har dere flere avdelinger, skift eller arbeidssteder, kan det trengs flere. Har virksomheten mer enn ett verneombud, skal minst ett av dem være hovedverneombud, som samordner arbeidet. Hvem som er verneombud, skal kunngjøres ved oppslag på arbeidsplassen.

Slik velges verneombudet

Reglene for valget står i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 3. Det viktigste for en liten bedrift:

• De ansatte velger, ikke ledelsen. Verneombudet velges av og blant arbeidstakerne i verneområdet (§ 3-2). Organiserer én fagforening mer enn halvparten av arbeidstakerne, kan den velge. Ellers velges verneombudet ved flertallsvalg.
• Den som velges, skal kjenne arbeidet. Verneombudet skal ha erfaring og innsikt i arbeidsforholdene i virksomheten (§ 3-2).
• Velg også en stedfortreder. Det gjelder de samme reglene for vara som for verneombudet (§ 3-3).
• Valgperioden er to år. Verneombud velges for to år av gangen (§ 3-4). Slutter verneombudet, må det velges nytt.
• Det er en plikt å stille. Arbeidstilsynet skriver at alle arbeidstakere har plikt til å delta i det organiserte HMS-arbeidet, og derfor ikke kan nekte å være verneombud hvis de blir valgt eller utpekt.

Skriv ned dato for valget, hvem som ble valgt, og når perioden går ut – og legg neste valg inn i HMS-årshjulet. Det er en av de vanligste tingene å glemme, fordi det bare skjer hvert annet år.

Hva gjør verneombudet?

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet (§ 6-2). Loven lister opp hva verneombudet særlig skal påse:

• at maskiner, tekniske innretninger, kjemiske stoffer og arbeidsprosesser ikke utsetter noen for fare
• at verneinnretninger og personlig verneutstyr finnes, er lett tilgjengelig og i forsvarlig stand
• at arbeidstakerne får nødvendig instruksjon, øvelse og opplæring
• at arbeidet er lagt til rette slik at det kan utføres helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig
• at meldinger om arbeidsulykker blir sendt
• at hensynet til arbeidstakernes psykososiale arbeidsmiljø blir ivaretatt

Verneombudet skal også tas med på råd når tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet planlegges og gjennomføres – også når det systematiske HMS-arbeidet etableres – og skal få vite om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, og om rapporter og målinger. I praksis betyr det å gå vernerunder, delta i risikovurderingen og bli informert om avvik. Se hvordan vernerunden kan gjøres med digital sjekkliste, og les guiden om HMS-håndbok for hvordan medvirkningen dokumenteres.

Stansingsrett

Mener verneombudet at det er umiddelbar fare for arbeidstakernes liv eller helse, og faren ikke straks kan avverges på annen måte, kan verneombudet stanse arbeidet til Arbeidstilsynet har tatt stilling til om det kan fortsette (§ 6-3). Verneombudet er ikke erstatningsansvarlig for tap som følge av en slik stans. Det er en sterk rettighet, og den skal være kjent for alle – ikke bare verneombudet.

Opplæring: 40 timer

Arbeidsgiver skal sørge for at verneombudet får den opplæringen som er nødvendig for å kunne utføre vervet forsvarlig (arbeidsmiljøloven § 6-5). Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning presiserer:

• Minst 40 timer (§ 3-19). Det gjelder både verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg. Arbeidstilsynet skriver at kortere opplæring krever at arbeidsgiver og arbeidstakerne er enige om det, og at det er dokumentert.
• Så snart som mulig etter valget (§ 3-20), og fortrinnsvis i arbeidstiden.
• Arbeidsgiver betaler. Utgiftene dekkes av arbeidsgiver, og vervet skal ikke føre til inntektstap for verneombudet (§ 6-5).
• Innholdet skal gi forståelse av hva som kreves for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, hvordan risiko vurderes, og hvilke fysiske og psykososiale forhold som påvirker helsen (§ 3-18).

Verneombudet skal også ha nødvendig tid til vervet, og oppgavene skal i alminnelighet utføres i vanlig arbeidstid. Glem heller ikke lederen: arbeidsmiljøloven § 3-5 sier at arbeidsgiver selv skal gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. Det er et eget krav, uavhengig av verneombudets kurs.

Det enkleste er å registrere kurset som en kompetanse med dato, slik at dere ser hvem som har det og hvem som mangler det når et nytt verneombud velges. Se kompetansestyring.

Regionalt verneombud

Regionale verneombud er verneombud som dekker flere virksomheter i et geografisk område. Arbeidsmiljøloven § 6-4 åpner for slike ordninger i bygge- og anleggsvirksomhet, ved laste- og lossearbeid og ellers der særlige forhold tilsier det. Regionale verneombud kan få de samme oppgavene og rettighetene som et vanlig verneombud, også stansingsretten.

Det finnes i dag ordninger for disse bransjene:

• Bygg og anlegg. Egen ordning for bygge- og anleggsvirksomhet. Se HMS for bygg og anlegg og guiden om SJA-skjema.
• Overnatting, servering og renhold. Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 6 gjelder serveringsvirksomheter med skjenke- eller serveringsbevilling, renholdsvirksomheter som skal være godkjent av Arbeidstilsynet, og virksomheter som tilbyr overnatting – hotell, vandrerhjem, ferieleiligheter, campingplasser og turisthytter. Arbeidstilsynet beskriver ordningen i forskrift om administrative ordninger kapittel 4.

Det regionale verneombudet arbeider i virksomheter som ikke har valgt eget verneombud eller opprettet arbeidsmiljøutvalg. Ordningene finansieres gjennom en avgift fra virksomhetene i bransjen. Et regionalt verneombud kan be om de opplysningene det trenger fra virksomheten. Det betyr ikke at bedriften slipper HMS-arbeidet: internkontrollen, risikovurderingen og medvirkningen er fortsatt arbeidsgivers ansvar. Og det beste er fortsatt et eget verneombud som kjenner arbeidsplassen.

Arbeidsmiljøutvalg (AMU)

Arbeidsmiljøutvalget er et samarbeidsorgan der arbeidsgiver og arbeidstakere sammen arbeider for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (§ 7-2). Etter arbeidsmiljøloven § 7-1 skal det være AMU i virksomheter der det jevnlig sysselsettes minst 30 arbeidstakere. I virksomheter med mellom 10 og 30 arbeidstakere skal det opprettes når en av partene krever det. Arbeidstilsynet kan bestemme at det skal være AMU også i virksomheter med færre enn 30, der arbeidsforholdene tilsier det.

Hvem teller med for AMU?

Arbeidstilsynet skriver at alle som arbeider minst 20 timer i uka regnes som én arbeidstaker når antallet skal beregnes, og at innleide arbeidstakere ikke tas med. Det er altså en annen telling enn for verneombud.

Sammensetning og møter

• Arbeidsgiver og arbeidstakerne skal ha like mange representanter. Hovedverneombudet er en av arbeidstakernes representanter.
• Lederen velges vekselvis av arbeidsgiverens og arbeidstakernes representanter. Står stemmene likt, avgjør lederens stemme.
• Bedriftshelsetjenesten er representert, men har ikke stemmerett.
• Medlemmene velges for to år, og skal ha minst 40 timers opplæring som verneombudet.
• Arbeidstilsynet skriver at det normalt skal holdes minst fire møter i året.
• Navnene på medlemmene skal kunngjøres ved oppslag på arbeidsplassen.

Hva AMU gjør

Utvalget skal behandle blant annet spørsmål om bedriftshelsetjeneste og vernetjeneste, opplæring, planer om nye lokaler, maskiner og omorganisering, det systematiske HMS-arbeidet og arbeidstidsordninger (§ 7-2). Utvalget kan vedta at arbeidsgiver skal gjennomføre konkrete tiltak for å bedre arbeidsmiljøet innen en frist. Hvert år skal utvalget avgi en rapport om arbeidet sitt til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Legg møtene og årsrapporten inn i årshjulet, så de ikke blir borte i en travel høst.

Små bedrifter: avtale om annen ordning

Har dere færre enn fem arbeidstakere, kan dere avtale en annen ordning enn verneombud. Avtalen skal være skriftlig, og den er en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstakerne – ikke noe lederen bestemmer alene. Sjekklisten over har en enkel mal. En god avtale sier:

• hva ordningen er – for eksempel at arbeidsmiljøsaker tas opp på et fast personalmøte
• hvordan de ansatte er med på vernerunde og risikovurdering
• hvem de ansatte kan gå til med arbeidsmiljøsaker
• hvor lenge avtalen gjelder – står det ikke noe, gjelder den i to år
• underskrift fra arbeidsgiver og arbeidstakerne

Avtalen fritar ikke for medvirkning. Internkontrollforskriften § 4 sier at internkontrollen skal innføres og utøves i samarbeid med arbeidstakerne, og § 5 nr. 3 krever at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. Det gjelder også en bedrift med to ansatte. Vokser bedriften til fem, faller unntaket bort, og dere må velge verneombud. Se også HMS for kontor og tjenesteyting og handel og service, der mange av de minste bedriftene er.

Sju vanlige feil

1. Den gamle avtalen gjelder fortsatt – tror man. En avtale om annen ordning fra før 2024 i en bedrift med fem til ni ansatte gjelder ikke lenger.
2. Lederen har utpekt verneombudet. Verneombudet skal velges av og blant arbeidstakerne.
3. Verneombudet har aldri fått kurs. Minst 40 timer, så snart som mulig etter valget, i arbeidstiden og betalt av arbeidsgiver.
4. Valgperioden gikk ut for lenge siden. Ingen har tenkt på nyvalg på fire år. Valget skal skje hvert annet år.
5. Verneombudet er ikke med. Risikovurderingen ble laget på kontoret, og vernerunden ble gått av lederen alene. Verneombudet skal tas med på råd.
6. Deltidsansatte er glemt i tellingen. For verneombud teller alle arbeidstakere, også deltid og midlertidig ansatte.
7. AMU finnes på papiret. Utvalget er oppnevnt, men møtes ikke, og ingen årsrapport er skrevet.

Slik gjør du det i Samsvara

Samsvara har ingen egen verneombudsrolle – verneombudet er en vanlig bruker. Men det meste av arbeidet verneombudet og AMU skal være med på, er bygget inn:

• Vernerunde i årshjulet. Bransjepakken legger inn en fast vernerunde med verneombud i årshjulet. Oppgaven tildeles, purres når den er forfalt, og åpner sjekklisten som skal fylles ut. Legg også inn valg av verneombud, AMU-møter og årsrapport som faste oppgaver.
• Sjekklister med signatur. Vernerunden fylles ut på mobilen, også uten dekning, og et «Nei» oppretter avviket av seg selv, med bilde og sted.
• Kompetanse. Verneombudskurs og grunnopplæring i HMS (40 timer) finnes som kompetansetyper i bransjepakken. Krav kan settes per rolle, avdeling eller stilling, og kompetansematrisen viser hvem som mangler hva. Kurs med gyldighetstid, som førstehjelp, blir en oppgave 60 dager før de utløper.
• Avvik og tiltak. Alle ansatte kan melde avvik fra mobilen, og tiltak fra avvik og risikovurdering havner i samme oppgaveliste. Se avvikssystem og guiden om avviksskjema.
• Revisjonsspor. Hver sak har sporbar historikk, og dokumenter har versjonshistorikk og lesebekreftelse. Avtalen om annen ordning eller referatet fra valget kan ligge i dokumentstyringen.
• Personaloppfølging. Sykefraværsoppfølging med frister, fraværsprosent per avdeling i stedet for per person, og medarbeidersamtaler med referat. Se personaloppfølging.

Vanlige spørsmål

Kilder

Regelverket er kontrollert mot disse kildene. Lovdata har den gjeldende teksten; ved tvil er det den som gjelder, ikke denne guiden.

• Arbeidsmiljøloven § 6-1 Plikt til å velge verneombud, Lovdata
• Arbeidsmiljøloven § 6-2 Verneombudets oppgaver, Lovdata
• Arbeidsmiljøloven § 6-3 Verneombudets rett til å stanse farlig arbeid, Lovdata
• Arbeidsmiljøloven § 6-4 Regionale verneombud, Lovdata
• Arbeidsmiljøloven § 6-5 Opplæring, tid og kostnader, Lovdata
• Arbeidsmiljøloven § 7-1 Arbeidsmiljøutvalg, Lovdata
• Arbeidsmiljøloven § 7-2 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver, Lovdata
• Arbeidsmiljøloven § 3-5 Opplæring i HMS-arbeid for arbeidsgiver, Lovdata
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (FOR-2011-12-06-1355), Lovdata
• Internkontrollforskriften (FOR-1996-12-06-1127), Lovdata
• Her er regelendringene som gjelder fra 1. januar 2024, Lovdata
• Verneombud, Arbeidstilsynet
• Arbeidsmiljøutvalg (AMU), Arbeidstilsynet
• Forskrift om administrative ordninger, kap. 4 Regionale verneombud, Arbeidstilsynet