Hva er et kvalitetssystem?

Et kvalitetssystem er måten en virksomhet sikrer at arbeidet blir gjort riktig, at feil blir oppdaget og rettet, og at man lærer av dem. Det er ikke en perm og ikke et program – det er en arbeidsmåte. Programvaren er bare verktøyet som gjør arbeidsmåten praktisk mulig.

Hva må et kvalitetssystem inneholde?

Uansett bransje og størrelse består et fungerende kvalitetssystem av fem ting. Mangler én av dem, faller de andre fra hverandre.

1. Styrende dokumenter. Hvordan arbeidet skal utføres: policy, rutiner, prosedyrer og beredskapsplan. De må være oppdaterte, godkjente og tilgjengelige for dem som trenger dem. Les om dokumentstyring.
2. Kartlegging av risiko. Hva kan gå galt, hvor sannsynlig er det, og hvor alvorlig blir det? Med tiltak, ansvarlig og frist. Les om risikovurdering.
3. Kontroll av at rutinene følges. Sjekklister, vernerunder og internrevisjon. Les om sjekklister.
4. Håndtering av avvik. Når noe går galt: registrere, finne årsaken, iverksette tiltak og lukke. Les om avvikshåndtering.
5. Systematisk oppfølging. Faste aktiviteter gjennom året, og en gjennomgang der ledelsen faktisk vurderer om systemet virker. Les om årshjul og internkontroll.

Forskjellen på kvalitetssystem, HMS-system og internkontroll

Begrepene brukes om hverandre i dagligtale, og det er sjelden noe problem. Men de betyr ikke helt det samme:

I praksis overlapper de så mye at det er lite fornuftig å ha tre systemer. Avvikshåndtering, dokumentstyring, risikovurdering og oppfølging er de samme mekanismene – bare med ulikt innhold. Derfor er det ett system som er riktig svar, ikke tre.

Hva krever internkontrollforskriften?

Forskriften gjelder alle virksomheter som omfattes av arbeidsmiljøloven – også den med to ansatte. Kravene er de samme, men omfanget skal tilpasses størrelsen og risikoen. Kort oppsummert skal virksomheten kunne dokumentere at den:

• kjenner de kravene som gjelder for den
• har satt mål for helse, miljø og sikkerhet
• har klar fordeling av ansvar og myndighet
• kartlegger farer og vurderer risiko, og har planer og tiltak for å redusere den
• har rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på kravene
• sørger for systematisk overvåking og gjennomgang av systemet
• har medvirkning fra ansatte og verneombud

Det siste punktet er det som oftest mangler i praksis. En risikovurdering laget på kontoret uten at noen som gjør jobben har vært med, er ikke en risikovurdering – den er et dokument.

Trenger små bedrifter et kvalitetssystem?

Ja, men det skal være forholdsmessig. En bedrift med fem ansatte og lav risiko trenger ikke et ledelsessystem på 300 sider. Den trenger: rutiner alle har lest, en risikovurdering som er gjort sammen med de ansatte, en måte å melde avvik som tar under et minutt, og faste kontroller gjennom året. Det er fullt mulig å ha på plass i løpet av en formiddag med et digitalt verktøy – og i praksis nesten umulig å holde levende på papir.

Hva innebærer ISO 9001?

ISO 9001 er en internasjonal standard for kvalitetsledelse. Sertifisering betyr at et uavhengig organ har kontrollert at virksomheten arbeider etter standarden. Det er ofte et krav i offentlige anbud og i større private kontrakter. Standarden krever blant annet at dokumentert informasjon er styrt og sporbar til gjeldende versjon, at risiko og muligheter er vurdert, at avvik behandles med årsaksanalyse, at internrevisjon gjennomføres, og at ledelsen gjennomgår systemet minst årlig.

Ingen programvare kan sertifisere en virksomhet – det er revisor som gjør det. Men et system som er bygget rundt kravene, gjør revisjonen til en gjennomgang framfor et prosjekt. Les om internrevisjon.

Hvordan velge et digitalt kvalitetssystem?

Fem spørsmål avgjør stort sett om det blir en suksess eller en hyllevarmer:

1. Vil folk i felten bruke det? Prøv å melde et avvik på telefonen før du kjøper. Tar det mer enn ett minutt, kommer det ikke til å bli brukt.
2. Hva koster det å komme i gang? Ikke bare lisensen – oppstartsgebyr, konsulenttimer og kurs. Se hva vi tar.
3. Virker det uten dekning? Avgjørende hvis arbeidet foregår i kjeller, tunnel, på båt eller på anlegg.
4. Henger modulene sammen? Blir et funn i en sjekkliste automatisk et avvik, eller må noen skrive det inn to steder?
5. Eier du dataene dine? Kan du eksportere alt og gå videre hvis du vil?

Vil du se hvordan vi svarer på disse i praksis, kan du opprette en gratis konto og velge din bransje – da fylles systemet med ferdige rutiner, sjekklister og årshjul, og du kan vurdere det på ditt eget innhold framfor på en demo.